Notulen Algemene Ledenvergadering

 

Datum: Maandag 25 maart 2024

 

Plaats/tijd:  Paviljoen Beej Soof Baove om 20:00 uur

 

 

Aanwezige bestuursleden:                                 Afgemeld: -

 

Frans Folkvord, Voorzitter  

Yvette Thielen, kandidaat Secretaris / Marketing & Communicatie commissie

Hans Boom, Penningmeester
Luc Peters, kandidaat Penningmeester

Ken in ‘t Zandt, kandidaat Penningmeester 
Valerie Nijssen, Activiteiten commissie                            

René Verheijen, Sponsorcommissie
Padelcommissie, Wedstrijdcommissie en Jeugdcommisie ten minste 1 persoon van aanwezig.

 

Notulist: Yvette Thielen

 

 

Aanwezig: 56 leden

 

 

1.     Opening door de voorzitter

 

             Vergadering wordt geopend door de voorzitter om 20:00.

 

Het behaalde ledenaantal volgens de statuten van 10% is nog niet behaald. De start van de vergadering wordt met 15 minuten uitgesteld. De voorzitter hervat de opening van de vergadering om 20:15.

Om 20.15 komt de Burgemeester van Venlo, Antoin Scholten, binnen. Hij benoemd Hans Boom tot Lid in de Orde van Oranje-Nassau. Deze koninklijke onderscheiding ontvangt Hans Boom ter ere van onder meer zijn vrijwilligerswerk binnen de club. Hans verlaat hierna de vergadering om thuis de feestelijke en welgemeende felicitaties van familie en vrienden in ontvangst te kunnen nemen. Luc zal de presentatie van het financieel verslag overnemen. 

      Om 20.30 wordt de vergadering hervat.

 

 

2.     Verslag jaarvergadering 23 maart 2023

Geen opmerkingen

 

3.     Mededelingen bestuur:

-       TPCVenlo heeft een sterk toenemend aantal leden; mede door de padelbanen. Dat maakt ook een wachtlijst voor padel.

-       Financieel is de club sterk en liquide.

-       Er is een grote aanwas van vrijwilligers en nieuwe commissies, onder andere meer integratie tennis en padel.

-       Binnen de club vindt digitalisering en automatisering plaats. Er wordt binnenkort overgestapt naar een nieuwe app: KNLTB clubapp. Dit wordt later verder besproken.

-       Gedragsnormen die voorheen vanzelfsprekend waren, lijken minder vanzelfsprekend dus we kijken hoe we hiervoor kunnen zorgen; onder andere door digitalisering van afspraken.

-       Er is nu een brede mate van lidmaatschappen, het is niet altijd duidelijk voor nieuwe leden welke lidmaatschappen er zijn en we willen de lidmaatschappen rechttrekken. Dit wordt later verder besproken.

-       De club is met de gemeente in overleg over het aanleggen van meer parkeerplaatsen. We hebben recht op 175 parkeerplaatsen, er zijn er nu 67. Er moet een oplossing komen; er ontstaan nu gevaarlijke situaties.

 

4.     TPCVenlo Missie, Visie en Beleid 2023-2027

Het beleidsplan kent vier thema’s

a)    Aanbod
Recreatief en prestatief aanbod in trainingen

b)   Beleid en organisatie
Imago en communicatie: een nieuwe commissie ‘Marketing en communicatie’ voor ingericht.

c)    Vrijwilligers en leden
Met name wordt ingezet op de ledengroei van jeugd. Dit door plannen samen met de gemeente Venlo, basisscholen en het organiseren van activiteiten door de jeugdcommissie.

d)   Financiën
Twee nieuwe padelbanen: hoe zouden we dat financieel moeten borgen?  
Er zijn verschillende sessies geweest en ideeën uit enquêtes zijn meegenomen.

 

5.     Ledenontwikkeling

Het aantal leden is gestegen van 914 leden in maart 2023 naar 1098 leden in maart 2024. Dit betekent voor nu een wachtlijst voor padelleden.
Tot 17 jaar mag iedereen lid worden, om zo ook meer jeugd te werven.  

          

6.     Bestuur en Commissies
Bestuur en commissies geven in het kort uitleg waar zij in 2023 mee bezig     

             zijn geweest en wat de plannen in 2024 zijn. Onderstaand is een korte
            samenvatting van de sheets in de presentatie

a)    Padelcommissie:
Sinds 4 maanden is de commissie ontstaan om meer activiteiten te organiseren en meer verbinding onder de padellers en met de tennissers / vereniging te krijgen.
Plannen zijn een padelarena, nieuwe banen en het werven van nieuwe commissieleden

b)   Technische commissie
Samen met TOMM zijn 18 nieuwe jeugdspelers aangetrokken en er zijn nieuwe trainers voor padel: Job en Stijn van OnePadel.  

c)    Competitiecommissie
Nieuwe naam. 50 tennisteams en 17 padelteams aangemeld voor competitie: padel 22% uitgeloot door tekort aan banen.
Striktere regels worden gecommuniceerd op de captain avond.

d)   Activiteitencommissie
Nieuwe naam. Twee nieuwe leden.
In 2024: Familietoernooi, Festina Lente, Beers en Balls, clubkampioenschappen en Festina Herfst.

e)    Jeugdcommissie
Toename jeugdleden 25%
Er worden veel activiteiten georganiseerd en subsidie Gemeente Venlo is helpend hiervoor. Er is ook een samenwerking met basisscholen.

f)     Sponsorcommissie
Nieuw in 2023: Deltastar, Racket Atelier en Multivac.
Nieuw in 2024: Van der Valk en Verduurzaming Nederland

g)    Marketing en Communicatie commissie.
Met name focus op de interne communicatie.
Drie hoofdpunten: nieuws – informatie en organisatie – evenementen en activiteiten. KNLTB club app overstap.

            

7.     Financieel verslag ( voorafgaand aan de vergadering ter inzage )

-       In 2023 heeft de vereniging een winst gemaakt van EUR 64.387. Deze winst wordt toegevoegd aan het eigen vermogen dat eind 2023 EUR 255.394 bedraagt. Zoals al eerder tijdens deze vergadering aangegeven is in 2023 veel geinvesteerd in 2 nieuwe padelbanen (baan 3&4) en LED-verlichting voor de tennisbanen. Deze investeringen zijn deels gefinancieerd via subsidies, een uitgegeven obligatielening aan leden en vooral liquide middelen (de liquide middelen bedroegen op 1 januari 2023 EUR 118.152 en op 31 december 2023 EUR 7.326). Ons doel was om EUR 75.000 op te halen middels de verkoop van obligaties. Eind 2023 was reeds EUR 49.000 betaald danwel toegezegd. Medio maart zatten we al op EUR 64.000 (mede door de inspanningen van Gijs Hermans die de obligatielening actief promoot onder de padellers).     

-       De begroting 2024 geeft een positief resultaat van € 49.733
Termijn vooruitzichten: TPC Venlo heeft een gezonde toekomst met ook in 20244ruimte om te investeren. De focus zal hiervoor primair liggen op de verduurzaming van het paviljoen en de vernieuwing van de inventaris van het paviljoen, alsmede de inrichting van de Padelarena.  

-       Verslag kascommissie

Na uitleg van de kascommissie wordt de ALV gevraagd de penningmeester decharge te verlenen. Aldus geschiedt.

-       Benoeming kascommissie

Bevindingen kascontrole 2024 door Maikel Titulaer en Etienne Winters. Kascontrole op 19 maart jl. Op zoek naar een tweede lid voor de kascontrole 2025 om dit samen met Etienne Winters uit te voeren.

 

8.     Bestuurssamenstelling

-       Hans Boom was penningmeester; overgedragen aan Luc Peters en Ken in ’t Zandt.

-       Ken in ’t Zandt was secretatis sinds juli 2023, overgedragen aan Yvette Thielen.

-       Jeugd- Padel- en Competitie commissie: wisselende voorzitter, maar 1 persoon eindverantwoordelijk.

-       Van 5 bestuursleden in 2023 naar 9 bestuursleden in 2024.

 

9.     Wijziging statuten en huishoudelijk reglement
Vorig jaar al eenmaal geaccordeerd. Toestemming van de ALV is tweemaal nodig. Betreft:
- Naamswijziging: Tennis Padel Club Venlo
- Boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar
- Modernisering van de statuten door o.a. Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen.

 

10. Overig

-       Bezetting padelbanen
Wachtlijst vanwege overbezetting banen Senior Leden (17+)
Door KNLTB club kunnen we onderscheid maken tussen tennis en padel.
Padelcredits, onbeperkt padellen in de daluren, in de piekuren altijd door 4 leden, introducees slechts in daluren.

-       Lidmaatschappen
Overwegingen: los padel of tennis lidmaatschap en gecombineerd
zomer
ALV wordt toestemming gevraagd om de contributies met 10 euro te laten stijgen. Dit punt wordt verplaatst naar later in het jaar en hiervoor zal later dit jaar een extra ALV plaatsvinden.

-       Openingstijden Paviljoen Winter
Er komt nog een vragenlijst onder de leden.
Ideeën vanuit ALV:
- Niet alleen avonden, maar ook maandag en vrijdagochtend is er een kleine groep.
- In de wintermaanden bekijken hoeveel leden op de banen en dan beslissing.
- In de wintermaanden onder eigen beheer.
- Kosten verwarming hoog om open te blijven in te winter.
December – januari dicht. Andere maanden vaker open.

-       Verlichting
Een aantal banen ging via de lichtknoppen aan waardoor bestuursleden naar het park moesten om de lampen handmatig aan en uit te maken. Lichten stonden ook nog wel eens aan na sluitingstijd. Daarom besloten om te investeren in automatisering. Paul Maas (ICT) is samen met de leverancier bezig hiermee. De komende drie maanden gaan de lampen tot 23.00 standaard aan. Kosten zijn voor de hoofdleverancier.

   10. Rondvraag

-       Vrijdagavond competitie is vol. Vorig jaar niet altijd voldoende stoelen en tafels. Hoe dit te regelen? Tennisteams in huidige voorjaarscompetitie om de week op vrijdag dus met name tijdens het najaar wordt dit een probleem. Samen met Sofie en de nieuwe drankleverancier zoeken naar een oplossing.

-       Wat verstaan jullie onder verduurzaming?
Bij de Rabobank is een subsidie ingediend en deze is goedgekeurd. Isolatie, zonnepanelen etc. De gemeente Venlo wordt hierbij betrokken.

-       Padelbanen 5 en 6. Waar kunnen deze komen te liggen?
Er is reeds gekeken naar mogelijkheid tot 8 banen totaal. Echter, de focus zal voorlopig liggen op het verduurzamen van het paviljoen en vernieuwing van de inventaris van het paviljoen.